상담 기록
상담 요약
통화와 채팅 기록을 같은 형식으로 묶습니다. 결정 사항과 다음 할 일만 남기고, 담당자가 발송 전에 고칩니다.
AI 솔루션 · 업무 자동화
AI는 반복 문서 한 종부터 시작합니다
상태창처럼 환하게, 일을 앞으로 옮깁니다. 생성형 AI는 모든 업무에 한 번에 들어가기 어렵습니다. Viewaxter Oluniva는 서울 중소기업의 문서와 상담 업무부터 보고, 범위와 순서를 정리합니다.
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먼저 붙이는 일
어디에 먼저 쓸 수 있는지
매일 반복되고 형식이 비슷한 일부터 갑니다. 판단이 크게 걸린 승인 업무는 뒤로 둡니다. 한 담당자의 하루 일 중 30분짜리 반복을 찾는 편이 빠릅니다. 그 일이 생성형 AI와 잘 맞습니다.
견적·상품
초안 정리
견적 초안과 상품 설명을 참고 자료에 맞춰 정리합니다. 가격과 조건은 사람이 확정하고, 문장만 AI가 다듬습니다.
자주 묻는 질문
질문 초안
반복 질문의 답 초안을 기존 답변집에서만 뽑습니다. 없는 내용은 만들지 않고, 있는 답변부터 씁니다.
AI 컨설팅의 바닥
데이터 통합이 먼저인 이유
AI 답이 쓸모 있으려면 묶을 자료가 있어야 합니다. 흩어진 엑셀과 메신저 기록은 먼저 모읍니다. 파일 이름과 날짜 규칙만 정해도 품질이 달라집니다. 저희는 기존 자료 목록부터 받고, 없는 자료는 만들지 않습니다.
- 자료 목록 정리보유 파일과 폴더 위치를 한 장에 적습니다. 웹 애플리케이션, UI 화면, 상담 기록이 어디에 있는지 함께 봅니다.
- 이름과 날짜 규칙파일명과 작성일을 같은 방식으로 적습니다. 최신본과 초안이 섞이지 않게 하고, 참고 순서가 보이게 둡니다.
- 메신저 기록 모으기담당자 개인 대화방에 흩어진 결정 내용을 공용 자료로 옮깁니다. 고객 정보가 섞인 부분은 따로 둡니다.
- 참고 범위 정하기AI가 읽을 자료와 읽지 않을 자료를 나눕니다. 데이터 통합 범위가 정해져야 답의 출처가 분명해집니다.
현장에서 바로 쓰는 기준
정리된 자료 10건이 흩어진 자료 100건보다 낫습니다. 양보다 출처가 분명한 자료가 답의 품질을 올립니다.
사람 검토를 남기는 법
틀린 답이 섞인다, 그래서 사람이 고친다
생성형 AI의 답에는 틀린 내용이 섞여 나옵니다. 외부 발송 전에는 담당자가 고칩니다. 틀린 답이 나오면 어디서 틀렸는지 기록하고, 기록이 쌓이면 금지어와 참고 자료가 정해집니다. 도입보다 운영이 깁니다.
답을 다루는 세 가지 약속
발송 전 확인
고객에게 나가기 전 담당자가 문장과 수치를 확인합니다. AI는 초안과 정리까지만 맡습니다.
틀린 기록 남기기
무엇이 틀렸는지 날짜와 함께 적습니다. 같은 실수가 반복되지 않게 참고 자료를 고칩니다.
운영 함께 보기
IT 서비스 안에서 AI 컨설팅이 운영까지 닿아야 오래 씁니다. 한 번 붙이고 끝내는 방식은 피합니다.
보관과 권한
누가 무엇을 넣는지 먼저 정합니다
고객 정보가 들어간 문서는 따로 둡니다. 보관 기간과 삭제 주기를 적고, 외부 도구를 쓰면 전송 범위를 확인합니다. 서울 고객은 개인정보 문의가 잦아 동의 문구를 함께 봅니다. 저희는 이 내용을 한 장으로 정리해 공유합니다.
- · 자료 입력 권한과 승인 담당자를 적습니다.
- · 보관 기간, 삭제 주기, 외부 전송 범위를 함께 둡니다.
파일럿 4주 구성
좁히기가 먼저입니다
대상 문서 1종과 담당자 2명으로 시작합니다. 쓸 만한 답의 비율과 걸린 시간을 정리하고, 비율이 낮으면 범위를 좁힙니다. 넓히기보다 좁히기가 먼저입니다.
1주 — 대상 정하기
대상 문서 1종과 담당자 2명을 정합니다. 매일 나오는 상담 요약 한 가지면 충분합니다. 이때 참고 자료 폴더도 함께 정합니다.
2주 — 형식 굳히기
참고 자료와 답 형식을 굳힙니다. 길이, 말투, 포함 항목을 샘플 5건으로 고정하고, 벗어난 답은 그 자리에서 고칩니다.
3주 — 실제 업무 투입
실제 업무에 넣어보고 고칩니다. 담당자가 매일 10분씩 틀린 부분을 기록하면 금지어 목록과 참고 자료가 빠르게 정리됩니다.
4주 — 비율과 시간 정리
쓸 만한 답의 비율과 걸린 시간을 정리합니다. 손이 덜 가는지가 보이면 다음 문서로 넓히고, 아니면 같은 문서에서 형식을 더 좁힙니다.
붙이는 자리와 셈법
흐름 안에 있어야 씁니다
웹과 앱 안에 넣기
기존 화면부터 붙입니다
별도 챗 창을 띄우기 전에 기존 화면 안에 넣을 수 있는지 봅니다. 예약 화면의 자동 설명, 관리자 화면의 요약 버튼이 그 예입니다. 따로 두면 안 쓰게 됩니다. 저희는 웹앱 관리자 화면부터 붙이고 반응을 보고 고객 화면으로 넓힙니다.
비용을 보는 눈
처음 달은 정리에 듭니다
처음 달은 자료 정리 시간이 듭니다. 두 번째 달부터 손이 덜 갑니다. 전체 자동화를 노리면 일정이 늘어납니다. 한 업무에서 막힘을 푸는 편이 계산이 쉽습니다. 견적서에는 자료 정리와 운영 지원을 나눠 적습니다. 나눠야 중단하기도 쉽습니다.
미루는 편이 나은 때
선이 보이면 오래 씁니다
자료가 거의 없거나 담당자가 매번 바뀌는 곳은 뒤로 미룹니다. 답의 옳고 그름을 확인할 사람이 없으면 위험합니다. 법과 안전이 걸린 최종 판단도 사람이 둡니다. AI는 초안과 정리까지 맡기고 그 선을 지킵니다.
묻는 말
자주 묻는 질문
AI 솔루션을 실제 업무에 적용하려면 어디부터가 좋나요?
반복되는 문서 1종부터 시작하십시오. 상담 요약이나 견적 초안이 무난합니다. 참고 자료와 답 형식을 먼저 굳히고, 사람 검토 단계를 남겨 두십시오. 4주 파일럿으로 비율과 시간을 확인한 뒤 넓히십시오.
자료가 흩어져 있는데 바로 도입할 수 있나요?
목록 정리부터 권합니다. 흩어진 엑셀과 메신저 기록을 모으고 파일명 규칙을 정하면 답의 출처가 분명해집니다. 없는 자료를 새로 만들기보다 있는 자료부터 쓰는 편이 일정도 짧습니다.
고객 정보가 들어간 문서는 어떻게 다루나요?
입력 권한과 보관 기간, 삭제 주기를 한 장에 적어 공유합니다. 외부 도구를 쓰면 전송 범위를 확인하고, 개인정보 동의 문구를 함께 봅니다. 민감한 문서는 참고 범위에서 제외합니다.
다음 단계
반복 문서 한 종을 골라 보내주십시오
매일 반복되는 문서와 담당자, 참고 자료 위치만 적어 주시면 파일럿 범위를 잡아 드립니다. 운영 시간은 월–금 09:00–18:00이며, 문의는 이메일로 받습니다.
주소: 34 Ilia Chavchavadze Avenue T'bilisi 0179 Georgia
전화: (812) 362-0211 · 이메일: [email protected]
